เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นเครื่องใช้สำนักงานที่ใช้สำหรับถ่ายสำเนาเอกสารที่เหมือนต้นฉบับทุก ประการ ช่วยประหยัดเวลาในการพิมพ์เอกสารที่ต้องพิมพ์ซ้ำ ๆ กันเป็นจำนวนมาก และยังใช้ถ่ายสำเนาที่เป็นภาพ กราฟ ภาพลายเส้น แผนที่ แผนภูมิที่เหมือนจริงได้ด้วย
ปัจจุบันเครื่องถิ่ายเอกสารมีความสามารถในการย่อ – ขยายภาพ แทรกงานด่วนในขณะถ่ายสำเนาเอกสารอื่น ตลอดจนสามารถเชื่อมต่อการทำงานเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ได้ด้วย ซึ่งคุณสมบัติของเครื่องถ่ายเอกสารนั้น จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับการพัฒนาระบบการทำงานที่ผู้ผลิตคิดค้นขึ้น
ประโยชน์ของเครื่องถ่ายเอกสาร
– ประหยัดเวลาและแรงงาน เพราะไม่ต้องพิมพ์งานซ้ำ ๆ กันหลาย ๆครั้ง
-ทำสำเนาได้สะดวกรวดเร็วและไม่จำกัดจำนวน
– ถ่ายสำเนาเอกสารที่เป็นแผนที่ กราฟ และภาพต่าง ๆ ได้เกหมือนกับต้นฉบับจริง
– สามารถ่ายสำเนาเอกสารโดยการย่อ – ขยาย ได้ตามความต้องการ
– ถ้ามีที่ผิดในต้นฉบับและได้แก้ไขเรียบร้อยแล้ว เมื่อถ่ายสำเนาเอกสารจะไม่ปรากฎรอยลบให้เห็นในต้นฉบับสำเนา
– ขั้นตอนในการใช้งานง่าย ไม่ต้องใช้เวลาในการเรียนและฝึกฝนมากนัก เมื่อแนะนำวิธีการใช้งานเครื่องให้ผู้ปฏิบัติงานเข้าใจ ก็สามารถใช้งานได้ทันที
หลักเกณฑ์และข้อควรปฏิบัติในการใช้เครื่องถ่ายเอกสาร
– ควรติดตั้งเครื่องถ่ายเอกสารใกล้กับเต้ารับ เพื่อความสะดวกในการใช้งาน
– ใช้ปลั๊กไฟที่ต่อเข้ากับเต้ารับตามขนาดที่กำหนด และควรต่อสายดินไว้เสมอ
– ไม่ควรใช้สายไฟพ่วงต่อกับอุปกรณ์ไฟฟ้าชนิดอื่น ๆ
– ติดตั้งเครื่องถ่ายเอกสารไว้บนพื้นที่เรียบและแข็งแรง
– ควรมีพื้นที่ว่างรอบตัวเครื่องถ่ายเอกสาร หรือวางเครื่องถ่ายเอกสารให้ห่างจากฝาผนังอย่างน้อย 10 เซนติเมตร เพื่อให้มีอากาศระบายอย่างเหมาะสม
– ห้ามติดตั้งในบริเวณที่อับ มีอากาศถ่ายเทน้อย หรือมีแสงแดดส่องถึงโดยตรง หรือในที่มีฝุ่นละองงมาก หรือใกล้บริเวณที่มีอุณหภูมิแปรปรวน มีความชื้นสูง เช่น ใกล้กับเครื่องปรับอากาสเป็นต้น

Read related article at โครงสร้างของเครื่องถ่ายเอกสารมีอะไรบ้าง.